En el ámbito mercantil, suele pensarse en el notario como un mero fedatario de firmas o un redactor de escrituras con formatos prestablecidos. Sin embargo, su papel en la etapa pre cartular del quehacer notarial es mucho más técnico y riguroso. El notario es, ante todo, un asesor y garante de la legalidad: un profesional del Derecho que ejerce una función pública delegada por el Estado, para asegurar que los actos y contratos que ingresan al tráfico jurídico se ajusten al ordenamiento vigente, razón por la cual debe conocer ampliamente la normativa que rige los actos y contratos que se van a celebrar. Desde un enfoque societario, el notario acompaña cada una de las etapas que atraviesa una empresa.
Esa dimensión preventiva y controladora cobra especial relevancia en el contexto actual, en el que la actividad empresarial se ha vuelto más dinámica, digital y transfronteriza. Las recientes reformas al Código de Comercio, junto con los procesos de digitalización del Registro Nacional, exigen una mayor precisión y responsabilidad en la labor notarial. Frente a ello, el notario no solo autentica documentos, sino que protege la validez y la transparencia del sistema societario.
La intervención notarial en la vida societaria
La función notarial impregna todas las etapas de la vida de una sociedad mercantil:
- Constitución
- Desarrollo
- Modificación
- Disolución
- Liquidación
En cada una, el notario garantiza la legalidad de lo actuado y la seguridad de las partes involucradas.
Constitución y reformas estatutarias
El notario es el primer filtro de legalidad en la constitución de sociedades. Debe comprobar la capacidad de los socios fundadores, la autenticidad de sus identidades, la validez de los poderes y la conformidad del pacto social con el Código de Comercio. Durante las reformas estatutarias o nombramientos, debe verificar que el acuerdo haya sido debidamente adoptado conforme al quórum social y que la comparecencia se realice dentro del marco de las facultades conferidas. Cuando el acto sea ineficaz o contrario a la ley, debe abstenerse de autorizarlo, según el artículo 7 inciso d) del Código Notarial.
Actas, certificaciones y testimonios
La actuación notarial también abarca la reproducción y certificación de documentos societarios. Los artículos 110, 114 y 120 del Código Notarial establecen la forma en que deben emitirse las certificaciones y testimonios, señalando expresamente que se realizan bajo la responsabilidad del notario. Cada certificación de acta, nombramiento o acuerdo de asamblea implica afirmar que el acto existe, que fue adoptado válidamente y que su contenido coincide con el original. El descuido en esta fase puede producir efectos graves:
- Inscripciones indebidas
- Perjuicios patrimoniales a socios o terceros
- Eventual activación del régimen de responsabilidad civil profesional
Disolución y liquidación
En la fase final de la sociedad, el notario vela por la legalidad de la disolución, el nombramiento del liquidador y la liquidación del patrimonio. De nuevo, su función es impedir que actos defectuosos o carentes de sustento legal ingresen al tráfico jurídico, garantizando así la transparencia y la protección de acreedores y socios.
Responsabilidad y aseguramiento obligatorio del notario
El artículo 15 establece que los notarios son responsables por el incumplimiento de sus deberes, y el 16 prevé la indemnización de daños y perjuicios mediante la garantía o seguro vigente. Con la reforma de la Ley 10.057, el sistema se modificó para pasar de un fondo colectivo administrado por la Dirección Nacional de Notariado, a un seguro individual obligatorio.
El artículo 4 inciso g) ahora dispone expresamente que no podrán ejercer quienes no estén al día en el pago de la póliza. La intención del legislador fue clara: fortalecer la confianza pública en el notariado, dotando de un respaldo real a los usuarios frente a posibles daños.
En el contexto societario, donde la función notarial toca directamente el patrimonio de las personas y empresas, esta medida consolida la noción de seguridad jurídica preventiva, eje central del modelo costarricense.
El notario ante la era digital
El notariado costarricense vive hoy una transformación estructural. La irrupción de las tecnologías de la información y la digitalización de los servicios públicos, especialmente del Registro Nacional, la ventanilla digital de trámites y el uso de la firma digital certificada, han redefinido los procesos y los retos del ejercicio notarial.
La Ley sobre Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos introdujo el concepto de fe pública electrónica, otorgando plena validez jurídica a los instrumentos firmados digitalmente. El notario costarricense, por tanto, debe dominar no solo el derecho sustantivo, sino también los procedimientos tecnológicos que aseguran la integridad y autenticidad del documento digital.
Hoy, casi todos los trámites registrales, como constitución de sociedades, cancelación de gravámenes, ceses y nombramientos, se gestionan electrónicamente a través del Sistema de Ventanilla Digital. Esto ha transformado la práctica notarial en una labor cada vez más tecnológica y remota, pero también más exigente: los errores digitales son tan trascendentes como los físicos, y la trazabilidad electrónica exige máxima precisión.
La Dirección Nacional de Notariado ha reconocido esta nueva realidad mediante directrices sobre la incorporación progresiva del expediente digital notarial y el uso obligatorio de medios electrónicos en la remisión de índices y documentos. En consecuencia, el notario del siglo XXI debe ser, además de jurista, un gestor digital de confianza.
Uno de los cambios más significativos del ámbito societario en los últimos años ha sido la admisión de asambleas virtuales. Si bien el Código de Comercio no las regulaba expresamente, la Ley N.º 10086 de 2021 y las directrices del Registro Nacional consolidaron su validez, siempre que se respete la identidad de los participantes y la simultaneidad de la comunicación.
En este nuevo escenario, el papel del notario es fundamental. Cumple una doble función:
- Fedatario tecnológico, que valida la autenticidad de los medios digitales utilizados
- Garante jurídico, que asegura que el acto cumpla con los principios de transparencia y legalidad exigidos por el ordenamiento
Así, la presencia notarial, aunque virtual o diferida, sigue siendo el eje de la seguridad jurídica en las decisiones sociales, evitando que la digitalización erosione la certeza que históricamente ha brindado el instrumento público.
Hacia el futuro, el desafío será equilibrar eficiencia tecnológica y seguridad jurídica. El notario no desaparecerá ante la automatización; se transformará en un garante de legalidad en entornos electrónicos, un traductor de confianza entre el lenguaje jurídico y el lenguaje digital.
El notario público costarricense es mucho más que un redactor de escrituras por medio de proformas: es un agente de control de legalidad que actúa en nombre del Estado para proteger la seguridad jurídica.
En la era digital, su papel se renueva: la fe pública se proyecta ahora también sobre plataformas electrónicas, sistemas de autenticación y archivos digitales. La confianza que históricamente se depositó en la firma manuscrita y el sello seco se traslada a la firma digital certificada y los sistemas de trazabilidad electrónica, sin perder su esencia.
El notario, entonces, sigue siendo, y lo será cada vez más, el guardián del Derecho en la puerta de la tecnología: un garante de legalidad que, en medio del cambio digital, mantiene encendida la luz de la certeza jurídica.
Autor: Lic. Diego Elizondo
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