El martes 22 de octubre del año 2024, la Asamblea Legislativa aprobó una modificación sustancial en la forma en que se notifican a las sociedades mercantiles en Costa Rica, ya que las obligará a registrar un correo electrónico para recibir notificaciones administrativas y judiciales. Esto deviene no solo de la evolución hacia los mecanismos digitales, como el uso de gestión en línea, el expediente digital, las audiencias virtuales, sino de la misma realidad de los negocios, que exigen una mayor celeridad y seguridad en la tramitación de los procesos. Pese a los grandes avances en temas procesales, la notificación sigue siendo la piedra en el zapato para muchos abogados, quienes se encuentran en la imposibilidad real de notificar a la parte demandada, atrasando los procesos de manera innecesaria.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 17 del Código de Comercio, en Costa Rica existen cuatro tipos de sociedades mercantiles, las cuales son: la sociedad en nombre colectivo, la sociedad en comandita simple; la sociedad de responsabilidad limitada; y, la sociedad anónima. En la práctica únicamente la S.A. y la S.R.L. son utilizadas, ya que las otras presentan características de sociedades personales, que no separan el patrimonio de los socios y la sociedad.
La ley reforma el artículo 18 del Código de Comercio, para incluir en su inciso 10 que las escrituras constitutivas de toda sociedad mercantil deberán contener el domicilio de la sociedad, el cual deberá ser una dirección actual y cierta dentro del territorio nacional, en la que podrán entregarse válidamente notificaciones. Esto ya se venía aplicando en la realidad, ya que el Registro está rechazando domicilios sociales que no contengan una dirección exacta y clara, lo cual sí era muy común encontrar en las sociedades más antiguas. Adicionalmente, se deberá consignar una dirección electrónica a través de una cuenta de correo que garantice el recibido de la notificación en curso para recibir las notificaciones de las autoridades administrativas y jurisdiccionales. De igual forma se modifica el artículo 20 de la Ley de Notificaciones Judiciales, el cual regula el proceso de notificaciones a personas jurídicas. Lo anterior resulta de gran ayuda para todos aquellos abogados que hemos intentado notificar a sociedades en su domicilio social, que en muchos casos no cuentan con una dirección exacta y precisa, o consiste en una casa de habitación, en la cual nadie sale a recibir las notificaciones a propósito, o inclusive se debe lidiar con el problema de si la persona aparenta ser mayor de 15 años, lo cual conlleva a incidentes de nulidad de notificación muchas veces interpuestos con un propósito dilatorio y abusivo. El correo electrónico deberá estar debidamente registrado y actualizado para recibir notificaciones por parte de las autoridades administrativas y las instancias judiciales, pues la omisión de señalarla conllevará necesariamente la aplicación de la notificación automática. De igual manera, se reforma la Ley General de la Administración Pública, en su artículo 243; y la Ley General de la Administración Pública, en su artículo 21, para consignar como válida la notificación al correo electrónico señalado por las sociedades mercantiles.
El Registro Nacional contará con un plazo de seis meses, a partir de la entrada en vigencia de esta ley, para realizar las modificaciones pertinentes para su implementación. Para estos efectos, definirá un procedimiento sencillo, ágil y sin costo, que permita a las sociedades mercantiles vigentes registrar la cuenta de correo electrónico válida, para notificaciones administrativas y judiciales. Por su parte, las sociedades mercantiles vigentes tendrán un plazo de un año, contado a partir del vencimiento del plazo de seis meses citado anteriormente, para solicitar la inscripción de la cuenta de correo electrónico válida para notificaciones ante el Registro Nacional. El Registro no inscribirá ningún documento de la sociedad, si esta no cuenta con una dirección de correo electrónico registrada. Mientras que las nuevas sociedades mercantiles que se constituyan, con posterioridad a la vigencia de esta ley, deberán incorporar dicha cuenta de correo electrónico en su acta constitutiva, en caso de no hacerlo se le consignará el defecto respectivo.
Otro aspecto significativo de mencionar es que, con la implementación del correo electrónico, se sustituye la justificación del agente residente, figura complementaria para recibir notificaciones que recae sobre los abogados, cuando los representantes legales (entendidos estos como Gerentes o miembros de Junta Directiva) no tienen un domicilio físico en Costa Rica. La implementación del modelo electrónico implica la desnaturalización justificativa del agente residente, como extensión del domicilio.
Si desea conocer más en detalle sobre este tema, así como otros temas corporativos, puede escribir al correo de Diego.
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